Datenschutzhinweise.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Erfüllung eines Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Hosting

Die Website wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, gehostet. Der Server steht in Deutschland. Hetzner verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Server-Logdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, User-Agent, angeforderte URL) für die Dauer von maximal 14 Tagen gespeichert, um einen sicheren Betrieb zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Auftragsverarbeitung für Kunden

Soweit wir im Rahmen unserer Leistungen personenbezogene Daten im Auftrag von Kunden verarbeiten, schließen wir mit diesen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab.

5. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung (erkennbar am Schlosssymbol Ihres Browsers und an der Adresszeile https://).

6. Cookies

Diese Website verwendet keine Tracking-Cookies und keine Dritt­anbieter-Analysedienste. Es werden ausschließlich technisch notwendige Daten im lokalen Browser-Speicher (sessionStorage) abgelegt, um eine laufende Chat-Sitzung über den Seitenwechsel hinweg zuordnen zu können. Diese Daten bleiben ausschließlich in Ihrem Browser und werden mit dem Schließen des Tabs gelöscht.

Die Speicherung bzw. der Zugriff auf diese Informationen erfolgt nur, soweit dies unbedingt erforderlich ist, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Chat-Dienst bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Nutzung zu Tracking-, Marketing- oder Profiling-Zwecken findet nicht statt.

Auf den öffentlichen Seiten verarbeiten wir außerdem IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufenen Seitenpfad, Referrer-Domain und eine aus dem Browser abgeleitete Gerätekategorie. Damit erkennen wir nach 30 Minuten Inaktivität eine neue Besuchssitzung und zählen wiederkehrende Besuche derselben IP-Adresse. Für den Zähler wird ausschließlich ein pseudonymisierter HMAC-Fingerabdruck gespeichert. Die rohe IP-Adresse und die Besuchsnummer werden über einen zentralen Technopolis-Dienst an eine private interne Telegram-Gruppe übermittelt. Dafür werden keine Cookies oder lokalen Browserspeicher gesetzt und keine websiteübergreifenden Profile erstellt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unsere berechtigten Interessen liegen im sicheren Betrieb, in der Missbrauchserkennung und im Verständnis der Nutzung unserer öffentlichen Inhalte. Bei Telegram kann ein Drittlandbezug bestehen. Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

7. Chat-Assistent

Unsere Website bietet einen KI-gestützten Chat-Assistenten, mit dem Sie Projektanfragen beschreiben können. Die Verarbeitung Ihrer Nachrichten erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Grundlage Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Verarbeitet werden dabei: der Inhalt Ihrer Nachrichten, Zeitstempel, eine intern vergebene Sitzungs-ID, sowie — sofern Sie diese aktiv mitteilen — Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Firmenangaben. Die Angaben werden zur Vorbereitung eines Erstgesprächs genutzt und intern gespeichert.

8. KI-Telefonie und Sprachassistent

Sofern wir KI-gestützte Telefonie oder Sprachassistenten einsetzen, werden Sprachdaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation). Sprachdaten können technisch gespeichert werden, soweit dies für die Bearbeitung, Qualitätssicherung oder Nachweisführung erforderlich ist.

9. Einsatz von KI-/LLM-Diensten

Zur Generierung der Chat-Antworten und zur Nachbereitung Ihrer Anfrage (Zusammenfassung, Projektskizze) setzen wir technische Dienstleister für KI- und Sprachmodell-Infrastruktur ein. Ihre Chatnachrichten können hierzu über verschlüsselte Verbindungen an solche Dienstleister übertragen werden.

Empfänger sind Kategorien von Dienstleistern, insbesondere Hosting-, Infrastruktur- und KI-/LLM-Dienstleister. Eine Verarbeitung kann auch in Drittländern außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen. Soweit erforderlich, erfolgt eine solche Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Eine Nutzung Ihrer Inhalte zu Trainingszwecken wird, soweit vertraglich und technisch steuerbar, ausgeschlossen.

10. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (E-Mail-Adresse, ggf. Name und Telefonnummer sowie Ihre Anfragen) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

11. Speicherdauer

• Server-Logs: bis zu 14 Tage
• Pseudonymisierter Besucherzähler: 12 Monate nach dem letzten Besuch; Telegram-Meldungen bis zur Löschung in der privaten Betreibergruppe
• Chat-Transkripte (Nachrichten, Sitzungszustand): 6 Monate nach Sitzungsende
• Leads und Projektanfragen: 12 Monate ab letztem Kontakt, sofern keine längere handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht besteht
• E-Mail-Korrespondenz: bis zum Wegfall des Zwecks, längstens nach Ablauf handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@tpolis.de. Eine schrittweise Anleitung finden Sie auf unserer Seite Datenlöschung.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, ldi.nrw.de.

14. Aktualität dieser Hinweise

Durch die Weiterentwicklung unserer Website kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar.